Sesoman asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely Sesoma Oy:ssä

Niin asiakkaiden kuin henkilökunnan yksityisyys on hyvin tärkeää ja sitoudumme suojaamaan henkilötietojen yksityisyyttä. Teemme säännöllisesti työtä sekä tietosuojan, että tietoturvan osalta ja tarvittaessa kehitämme toimintaamme parantamaan näitä osa-alueita. Tietosuojaselosteet sekä henkilötietojen käsittelyä kuvaava aineistomme on kaikkien saatavilla internetsivuillamme sekä tarvittaessa toimitamme tiedot sähköisesti rekisteröidylle.

Henkilötietoja kerätään erilaisiin tarkoituksiin ja tietosisällöt vaihtelevat eri rekistereissä, esimerkiksi työntekijärekisterimme sisältää erilaisia tietoja kuin asiakasrekisteri ja käyttötarkoituskin on erilainen. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan tarkemmin tähän rekisteriin kerättävät tiedot sekä rekisterikohtaiset käyttötarkoitukset. Tätä dokumentaatiota päivitetään tarvittaessa ja muutoksista ilmoitamme asiakkaillemme. Tietosuojaselosteen muutospäivämäärä on mainittu tietosuojaselosteessa.

Olemme analysoineet henkilötietoja käsittelevien avainhenkilöiden kesken mitä henkilötietojen käsittely tarkoittaa toiminnassamme. Olemme muun muassa määritelleet, millaisia tietoja kerätään ja tallennetaan, ja miten kauan tietoja säilytetään. Henkilötietoja ei käsitellä tai säilytetä tarpeettomasti ja kaikki tarpeettomat tiedot poistetaan. Myös henkilötietojen käsittelijät on rajattu ja tietoihin pääsee ainoastaan sellaiset henkilöt henkilökunnastamme, joiden työnkuva vaatii tietojen käsittelyä. Henkilötietoja ei käsitellä Sesoman ulkopuolella.

Henkilötietojen käsittely tapahtuu laadittujen periaatteiden mukaisesti, joita ovat lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys, käyttötarkoitussidonnaisuus, tietojen minimointi ja täsmällisyys sekä luottamuksellisuus. Periaatteet huomioidaan käytännön tasolla toiminnassamme. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvien prosessien lisäksi olemme kiinnittäneet huomiota teknisiin ratkaisuihin ja huolehdimme siitä, että käytössämme on vain turvallisia teknologioita. Velvoitamme, että kaikki alihankkijamme ja sopimuskumppanimme täyttävät laatuvaatimuksemme. Seuraamme aktiivisesti alan tietosuojakäytänteitä ja huolehdimme henkilökunnan tietosuojaosaamisen korkeasta tasosta. Osaamisessa huomioidaan henkilön rooli ja mikäli toimenkuvaan kuuluu merkittävissä määrin henkilötietojen käsittely, silloin osaamisen on oltava korkealla tasolla.

Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan lähettämällä sähköpostia tai täyttämällä verkkosivuilla olevan ohjeen. Tietopyyntöihin reagoimme mahdollisimman pikaisesti ja jos jostain syystä emme pysty toteuttamaan rekisteröidyn pyyntöä kuukauden sisällä, ilmoitamme siitä rekisteröidylle.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyen autamme aina mielellämme ja ajantasaiset yhteystiedot ovat saatavilla internetsivuilla sekä tietosuojaselosteessa.

Henkilötietolainsäädännön mukainen tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä
Sesoma Oy (y-tunnus: 1014672-4)
Mittalinja 5
01260 Vantaa
Puhelin: 020 745 9630

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö
Sähköposti: sesoma@sesoma.fi
Puhelin: 020 745 9630

3. Rekisterin nimi
Sesoman asiakasrekisteri

4. Rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään ennalta määriteltyjen käyttötapausten mukaisesti, kuten asiakkuuksien hoitamiseen, viestintään, rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseen, osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen, rekisterinpitäjän toimintojen kehittämiseen ja analysointiin, markkinointiin sekä liiketoiminnan suunnitteluun. Rekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan käyttää soveltuvan lainsäädännön sallimin tavoin luvan- ja kiellonvaraisesti rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden sekä rekisterinpitäjän valikoimien yhteistyökumppaneiden suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin, mielipide- tai markkinatutkimukseen ja muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin.

5. Rekisterin sisältämät tiedot
Rekisterissä käsitellään rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja, joita voivat olla:
• yrityksen nimi, etu- ja sukunimi
• asiakasnumero
• y-tunnus
• yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, maa)
• yhteyshenkilö, titteli
• valittu maksutapa ja maksuvälineiden yksilöintitiedot sekä ostojen tiedot
• maksuehto
• toimitustiedot- ja tapa
• asiakassuhteen alkamis- ja päättymisajankohta
• palvelujen käyttämiseen liittyvät tunnistetiedot ja sähköisen viestinnän tunnistamistiedot
• uutiskirjeen tilaajat
• rekisteröityyn kohdistetut mainoskampanjat sekä tuotetiedot ja ohjeistukset ja muu viestintä
• laskutukseen, perintään ja luotonantoon ja –valvontaan sekä rahoitukseen liittyvät tiedot
• asiakkuuteen liittyvä yhteydenpito
• suoramarkkinointiluvat ja – kiellot sekä markkinoinnin kohdentamiseen liittyvät tiedot
• käyttäjäanalyysitiedot
• edellisten, yksilöityjen tietojen muutos/lokitiedot
• työturvallisuuteen, kulun- ja kameravalvontaan liittyvät tiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet ja tietojen säilytys
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään asiakassuhteen syntyessä tai uutiskirjeen tilaamisen yhteydessä sekä rekisterinpitäjän järjestelmistä henkilötietoja käsiteltäessä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden rekistereistä, sekä rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta. Tietoja säilytetään vain sen ajan, kun se on tarpeellista käyttötarkoituksen mukaisen tarpeen toteuttamiseksi.

7. Rekisterin suojaus
Rekisteritietoja sisältävät tietokannat on suojattu teknisin keinoin, kuten palomuurein ja salasanoin sekä säilytys tapahtuu lukituissa tiloissa. Manuaalisia aineistoja käsitellään ainoastaan lukitussa tilassa sekä manuaaliset arkistot ovat lukitussa tilassa, johon pääsy on rajoitettu. Rekisterinpitäjä huolehtii, että vain sellaisilla rekisterinpitäjän työntekijöillä tai rekisterinpitäjän lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy henkilötietoja sisältäviin tietoihin, joille se työtehtävien hoitamisen vuoksi on tarpeen.

8. Tietojen luovutus ja siirto
Rekisterinpitäjä voi luovuttaa tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa muun muassa rekisterinpitäjän valikoimille yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin, ellei rekisteröity ole kieltänyt tietojensa tällaista luovuttamista.
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei siirtämiseen ole välitöntä tarvetta, esimerkiksi palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi. Tällöin rekisterinpitäjä huolehtii tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

9. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö esitetään kirjallisesti tai sähköpostitse rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Tarkastuspyyntö on oltava yksilöitävissä ja tunnistettavissa. Tarkastuspyynnön voi esittää myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa. Rekisteröidyillä on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen ja oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteyttä rekisteriasioista vastaavaan henkilöön.

10. Evästeet
Sivustolla käytetään evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Eväste sisältää nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voi tunnistaa sivustolla vierailevan selaimen. Evästeet eivät vahingoita käyttäjän päätelaitetta, eikä evästeitä voi käyttää haittaohjelmien levittämiseen. Käyttäjää ei voida tunnistaa evästeiden avulla. Evästeitä käytetään sivuston tarjoamiseen, sekä sivuston kehittämiseen. Evästeiden avulla voidaan analysoida sivuton käyttöön liittyviä tietoja. Evästeitä voidaan hyödyntää myös mainonnan kohdentamisessa. Sivuston käyttäjä voi estää evästeiden käytön muuttamalla omia selainasetuksiaan tai tyhjentää evästeet omasta selaimestaan. Tällöin on kuitenkin syytä huomioida, että evästeiden estäminen tai poistaminen voi vaikuttaa haitallisesti tai estää kokonaan sivuston käytön.